사내 AI 챗봇 만들기: 회사 문서로 답하는 AI 직원 두는 법

1. Ara가 답할 질문부터 적어 보세요

처음에는 새로 온 사람이 첫 주에 물어볼 만한 질문을 열 개쯤 적어 보세요. 질문마다 답이 어느 문서에 있는지 알면, 무엇부터 넣을지 정해져요.

회사에 대한 질문을 받으면 Ara는 넣어 둔 문서를 먼저 찾아보고, 어느 문서에서 찾은 답인지 밝히도록 지시되어 있어요. 문서에서 답을 찾지 못하면 어디를 찾아봤는지 말하도록 되어 있어요.

2. 준비할 것

• Slack에 Ara를 추가해 두세요. 'Slack에 추가'를 누른 다음, 질문을 받을 채널마다 /invite @Ara를 입력해 초대해요. Ara는 스스로 채널에 들어가지 않아요.
• 워크스페이스 관리자 권한이 있어야 해요. Ara가 읽을 자료를 넣고 빼는 일은 관리자만 할 수 있어요.
• 이미 있는 자료를 모아 두세요. 회사 소개서, 가격표, 업무 매뉴얼, 사내 규정 같은 것들이에요. 회사 웹사이트나 Notion, Google Drive, Confluence도 쓸 수 있어요.

• Slack에 Ara 추가하는 법 보기

3. 대시보드에서 회사 자료 넣기

1. 대시보드의 '우리 회사'에서 '자료 추가'를 눌러요. 회사가 실제로 자료를 두는 방식에 맞는 것 하나만 골라도 충분해요.
2. 파일: PDF, Word, PowerPoint, Excel, 한글(.hwpx), 텍스트 파일을 올릴 수 있고, 파일당 50 MB까지예요. 같은 곳에 같은 이름의 파일을 다시 올리면 새 내용으로 바뀌어요.
3. 웹사이트: 주소를 넣으면 회사를 설명하는 페이지부터 읽고, 하루에 한 번 다시 읽어요. 인스타그램이나 스마트스토어처럼 일반 브라우저에서만 내용을 보여 주는 곳은 이렇게 읽지 못하니, 그 내용은 파일로 올려 주세요.
4. 쓰고 있는 앱: Notion, Google Drive, Confluence를 연결하면 Ara가 읽고, 그 뒤로 한 시간쯤마다 다시 읽어요. 연결한 사람의 계정으로 읽기 때문에, 그 사람이 워크스페이스를 떠나면 남아 있는 사람이 다시 연결해야 해요.
5. 정리된 자료가 없다면 '저에게 물어봐 주세요'를 눌러요. Ara가 한 번에 하나씩, 열 가지까지 묻고 답을 직접 정리해 둬요. 이 답은 문서가 아니라 Ara의 기억에 사실로 저장되고, 멤버별 접근 설정은 사실에는 적용되지 않으니 민감한 내용은 파일로 넣어 주세요.

• Notion 페이지로 답하는 방식 보기

4. 팀에 알리기 전에 답을 확인하세요

'우리 회사'에서 '목록'이나 '지도' 보기로 바꾼 뒤 검색창에 질문을 넣고 '물어보기'를 누르면, Ara가 문서 안까지 찾아 짧은 답과 근거를 보여 줘요. 답할 만한 것이 없으면 모른다고 답할 거라고 알려 주니, 답이 담긴 문서를 넣으면 돼요.

관리자에게는 '질문' 보기도 있어요. 여기에 '회사가 답할 수 있어야 하는 질문'을 20개까지 적어 둘 수 있어요. Ara가 매일 문서에서 질문마다 답을 찾아보고, 몇 개에서 답을 찾았는지와 가장 가까운 문서를 보여 줘요.

이 확인은 문서에서 답을 찾을 수 있는지를 보는 것이지, 답이 맞는지를 보는 것은 아니에요. 또 모든 멤버가 쓸 수 있는 소스에서만 찾기 때문에, 일부에게만 연 컬렉션에만 답이 있는 질문은 '답 못 찾음'으로 보여요. 답의 내용은 '물어보기'로 몇 개쯤 직접 읽어 보세요. '물어보기'와 Slack 모두 묻는 사람의 권한으로 찾고, 관리자는 모든 소스를 봐요. 팀원이 받을 답을 보려면 관리자가 아닌 팀원에게 Slack에서 @Ara에게 물어봐 달라고 하세요.

5. 팀원은 Slack에서 이렇게 물어요

1. 초대한 채널에서 @Ara를 멘션하고 평소 말투로 물어요. 예를 들면 "@Ara 연간 요금제 환불 기간이 어떻게 돼?"처럼요. 답은 같은 스레드로 와요.
2. 채널에 올리기 어려운 질문은 Ara에게 DM으로 물어보면 돼요.
3. Slack 워크스페이스의 정식 멤버라면 따로 가입하지 않아도 돼요. 처음 Ara에게 말을 걸면 Ara 워크스페이스에 멤버로 들어와요. 게스트, 공유 채널로 들어온 다른 회사 사람, 여러 사람이 함께 있는 그룹 DM에는 답할 수 없다고 안내해요.

문서로 답하지 못한 질문은 Ara가 '질문' 보기의 'AI 직원이 알려 온 것'에 남겨 관리자에게 알리도록 되어 있어요. 누군가 내용이 틀렸거나 오래됐다고 말한 것도 여기에 남아요. 원본 문서를 고친 뒤 목록에서 빼 주세요.

Slack에서 답하는 것이 워크스페이스의 기본 Ara라면 회사 문서는 늘 연결돼 있어요. 다른 AI 직원이 답한다면 그 AI 직원의 프로필에서 '회사 지식 베이스'를 켜야 해요. 켜지 않으면 회사 문서 없이 답해요. 공용 AI 직원은 관리자가 켜요. 내 AI 직원은 켜 두어도 본인이 물을 때만 회사 문서를 찾아봐요.

Ara는 AI라서 답이 틀리거나 오래된 내용일 수 있어요. 돈이나 계약에 관한 답은 원본 문서를 열어 확인하세요.

6. 누가 어떤 문서로 답을 받을지 정하기

처음에는 모든 멤버가 모든 자료로 답을 받아요. 관리자는 늘 모든 자료를 써요.

인사 규정이나 한 고객사의 계약서처럼 일부에게만 열어야 하는 자료는 따로 '컬렉션'으로 모으세요. 그다음 '설정'의 '멤버'에서 사람마다 '모든 소스'나 '선택한 소스만'을 고르면, Ara가 그 사람에게는 허용한 소스로만 답해요.

'선택한 소스만'으로 정한 사람에게는 나중에 추가한 소스가 보이지 않아요. 그 사람에게도 쓰게 하려면 거기서 추가해 주세요. 나중에 들어오는 사람도, Slack에서 Ara에게 처음 말을 걸어 들어온 사람도 '모든 소스'로 시작하니, 새 사람이 들어오면 '멤버'를 확인하세요.

Ara는 묻는 사람의 권한으로 문서를 찾지만, 채널에 올라온 답은 그 채널의 모두가 읽을 수 있어요. 일부에게만 연 자료에 관한 질문은 DM으로 하도록 안내하세요.

7. 비용

Ara가 질문에 답을 끝낼 때마다 크레딧을 써요. 보통 1개이고, 데이터 조회(Ara가 유료 외부 데이터에서 정보를 찾아오는 일)를 하면 조금 더 들어요. 실패한 실행에는 업무 비용이 들지 않아요(그 안에서 한 데이터 조회는 차감돼요). 모든 답은 워크스페이스 하나의 크레딧에서 나가서 팀 전체가 함께 쓰고, 크레딧이 떨어지면 충전할 때까지 Ara가 답하지 않아요.

Ara 계정은 모두 Free 요금제로 시작해요. 무료 크레딧을 드리고 카드를 받지 않으니, 저절로 결제되는 일은 없어요.