따라 하기 가이드
AI 엑셀 자동화: 파일을 Slack에 올리면 AI 직원이 정리해 주는 법
매달 지점별 파일을 합치고, 중복 행을 지우고, 같은 요약표를 다시 만드는 엑셀 일은 계속 돌아와요. 매크로나 함수를 따로 배우지 않아도, 파일을 Slack에 올리고 Slack에서 일하는 AI 직원 Ara에게 평소 말투로 부탁하면 정리된 파일이 스레드로 돌아와요. 이 글에서는 맡길 일을 고르는 것부터 숫자를 확인하는 것까지 순서대로 설명해요.
1. 맡길 엑셀 일부터 고르세요
매번 같은 규칙으로 하는 일이 잘 맞아요. 예를 들면 이런 일들이에요.
- 지점별 월 매출 파일처럼 여러 파일을 시트 하나로 합쳐요.
- 목록을 정리해요. 중복 행을 지우고, 날짜와 전화번호 형식을 맞추고, 비어 있는 칸을 표시해요.
- 월별, 담당자별 합계 같은 요약표를 만들어요.
- 지난달과 이번 달 거래처 목록처럼 두 파일을 비교해 달라진 행을 찾아요.
- 숫자로 그래프를 그려 이미지로 받아요.
Ara는 엑셀 안에서 셀을 채워 주지 않아요. 파일을 받아 자기 작업 환경에서 처리하고, 결과를 새 파일로 돌려줘요.
2. 준비할 것
- Slack에 Ara를 추가해 두세요. 'Slack에 추가'를 누른 다음, 파일을 맡길 채널마다 /invite @Ara를 입력해 초대해요. Ara는 스스로 채널에 들어가지 않아요.
- 엑셀 파일(.xlsx, .xls)과 CSV 파일을 쓸 수 있어요. 메시지 하나에 파일 10개까지, 파일당 50 MB까지 올릴 수 있어요.
- 받고 싶은 결과의 모양을 정해 두세요. 어떤 열을 어떤 순서로 넣을지, 어떤 파일 형식으로 받을지 같은 것이에요.
3. Slack에서 파일과 함께 부탁하기
- 초대한 채널에서 파일을 올리는 메시지에 @Ara를 멘션하고, 무엇을 할지 같은 메시지에 써요. 예를 들면 "@Ara 첨부한 지점별 매출 파일 3개를 시트 하나로 합치고, 첫 시트에 지점별 합계를 넣어서 엑셀 파일로 줘"처럼요.
- 돌려받을 형식을 말해 주세요. 엑셀 파일, CSV, 그래프 이미지 중에서 고르면 돼요. Ara는 요청받은 형식으로 주도록 지시되어 있어요.
- 결과는 같은 스레드에 파일로 첨부돼서 와요. 고칠 점이 있으면 그 스레드에서 @Ara를 멘션하고 말하면 돼요.
Ara는 올린 파일의 사본으로 작업해서, Slack에 올린 원본 파일은 그대로 남아요.
Ara가 돌려보내는 파일에는 따로 한도가 있어요. 엑셀 파일은 8 MB, CSV는 2 MB까지예요. 결과가 이보다 크면 파일로 돌려받을 수 없으니, 결과가 아주 클 때는 요약표만 달라고 하거나 일을 나눠서 부탁하세요.
Slack을 쓰지 않는다면 대시보드 채팅에 파일을 올려도 돼요. 이때는 파일당 25 MB까지예요.
4. 숫자는 쓰기 전에 확인하세요
데이터를 다룰 때 Ara는 먼저 파일의 행 수, 열, 빈칸, 날짜 범위를 살펴보고, 계산은 어림하지 않고 스크립트로 하고, 합계가 맞는지 확인하도록 지시되어 있어요. '활성 고객'처럼 기준이 애매한 말이 있으면 한 번 묻고, 그 기준을 답에 적도록 되어 있어요.
그래도 Ara는 AI라서 숫자가 틀릴 수 있어요. 원본과 결과의 행 수와 합계를 나란히 적어 달라고 하고, 몇 줄은 원본과 직접 대조해 보세요. 돈, 세금, 급여에 관한 숫자는 사람이 마지막으로 확인하세요.
5. 매주 하는 엑셀 일이라면
가장 간단한 방법은 한 번 써 둔 부탁 문장을 저장해 두고, 새 파일이 생길 때마다 함께 다시 보내는 거예요.
데이터가 Google 스프레드시트에 있다면 정한 시각마다 Ara가 읽게 할 수 있어요. Google 스프레드시트를 연결하고 '매주 월요일 오전 9시'처럼 정기 업무로 걸어 두면, Ara가 시트를 읽고 요약을 Slack 채널에 올려요. 새 정기 업무는 워크스페이스 관리자만 만들 수 있고, 만든 사람이 연결한 앱을 써서 돌아요.
6. 파일을 누가 보게 되는지
Ara의 답과 보낸 파일은 부탁한 스레드에 올라가서, 그 채널의 모두가 열 수 있어요. 급여 파일이나 고객 명단처럼 일부만 봐야 하는 파일은 Ara와의 DM에서 맡기세요.
Ara가 만든 파일은 Ara에도 저장되고 링크가 생겨요. 기본으로는 그 링크를 아는 사람이면 누구나 로그인 없이 열 수 있어요. 고객 기록처럼 회사 밖으로 나가면 안 되는 파일이면 Ara가 링크를 닫도록 지시되어 있지만, 확실히 하려면 같은 스레드에서 "이 파일 링크 닫아 줘"라고 말하세요. 파일을 누가 볼지는 그 파일을 부탁한 사람만 바꿀 수 있어요.
7. 비용
Ara가 부탁 하나를 끝낼 때마다 크레딧을 써요. 보통 1개이고, 데이터 조회(Ara가 유료 외부 데이터에서 정보를 찾아오는 일)를 하면 조금 더 들어요. 실패한 실행에는 업무 비용이 들지 않아요(그 안에서 한 데이터 조회는 차감돼요). 스레드에서 고쳐 달라고 다시 부탁하면 그것도 부탁 하나로 똑같이 셈해요.
모든 부탁은 워크스페이스 하나의 크레딧에서 나가서 팀 전체가 함께 쓰고, 크레딧이 떨어지면 충전할 때까지 Ara가 답하지 않아요.
Ara 계정은 모두 Free 요금제로 시작해요. 무료 크레딧을 드리고 카드를 받지 않으니, 저절로 결제되는 일은 없어요.